افسانه‌ی دفتر بی‌کاغذ

درآمد: بهار یا تابستان سال ۷۹ بود که کتاب«کسب و کار بر بال اندیشه» بیل گیتس را خواندم، با خواندش دریچه‌های نویی به روی من گشوده شد. هم آن، یکی از چیزهایی، بود که مرا به مدیریت دلبسته ساخت. یکی از چیزهایی که در آن کتاب درباره‌اش بسیار گفته شده بود اداره/ دفتر بی‌کاغذ (Paperless office) بود. منِ کم‌تجربه  و جوان در انتظار بودم که به‌زودی چنین چیزی را اینجا ببینم.

از آن زمان بیش از ۹ سال می‌گذرد. چندی پیش به همراه یکی از دوستان به یک اداره دولتی رفتیم. نامه تایپ و پرینت شده بود. در ورود به جایی که کار داشتیم ، گفتند که نامه را به دبیرخانه ببرید تا شماره شود. در دبیرخانه نامه اسکن شد و به جایش کاغذ کوچکی که شماره نامه‌ و تاریخ روی آن پرینت بود به ما داده شد و من ذوق زده شدم (باید کمی ظرفیتم را بالاتر ببرم.)

خلاصه این دفعه کاغذ را به همان دفتر بردیم. پس از کمی صبر کارمند مورد نظر شماره را از ما گرفت و یک بررسی کرد و به ما گفت که حالا همراه این شماره بروید فلان اتاق. رفتیم آنجا پس از اندکی بررسی کارشناسی! گفتند با همین شماره بروید فلان اتاق. خلاصه اینکه  تنها فرق این سیستم مکانیزه با سیستم سنتی این بود که به جای اصل نامه شماره نامه را از این اتاق به آن اتاق می‌بردیم. به اتاق آخر که رسیدیم منشی نامه را از روی سیستم پرینت گرفت و به مسول داد. باز جای شکرش باقی است که کار ما انجام شد، دست‌کم تا آنجا که به آن فرد مربوط می‌شد (که البته اصل کار هنوز انجام نشده است.)

امروز با یکی از دوستان آی‌تی کار (چقدر سخت است بگویم فناوری اطلاعات کار) درباره فضای کنونی صحبت می‌کردیم، حرفی زد که بسیار جالب بود. می‌گفت ادارات همان هزینه‌های اندکی هم که در آی‌تی سرمایه‌ گذاری می‌کنند برایشان برگشت نداشته. یعنی فلان مقدار می‌دهند تا فلان پروژه را یک شرکت برایشان انجام دهد، پس از مدتی می‌بینند که این پروژه هیچ تاثیری در بالا بردن کارایی یا کم کردن هزینه‌ها نداشته است در واقع جز دور ریختن پول اندک اثری  هم نداشته است.  این باعث می‌شود همان‌هایی هم که اندکی دید مثبت به آی‌تی داشتند، دیدشان منفی شود. یکی و تنها یکی از دلایل می‌تواند این باشد که هرکسی می‌تواند وارد این حوزه شود و خود را کارشناس آی‌تی بخواند از بچه‌های بی‌تجربه کامپیوتر و آی‌تی گرفته تا مهندسان صنایع و کشاورزی (ن.ک.  فناوری اطلاعات و بازار خراب‌کن‌ها)

بگذریم، امروزه مکانیزه کردن فرآیندهای اداری به عهده سیستم‌های مدیریت محتوای سازمانی (ECM) است. اینکه ما چقدر در ساخت/ پیاده‌سازی این سیستم‌ها موفق باشیم بسیار مهم است. زیرا سیستم‌های موجود که با این وعده به سازمان‌ها و ادارات فروخته می‌شوند بسیار ناقص هستند و همان فرآیند کاغذی را به اصلاح مکانیزه می‌کنند. از دید من این زمینه پتانسیل و جای کار بالایی برای شرکت‌های رایانه‌ای دارد و در صورت پیاده‌سازیِ درست،  بسیار سودآور خواهد بود.

امیدوارم در باقی مانده عمرم بتوان چنین سیستم‌هایی را ببینم.

پ.ن ۰: دوست گرانقدر آقای آواژ در نوشته «واقعیت دفتر‌های کم کاغذ» بر این نوشته نقدی نوشته‌اند، من نیز در پاسخ  و برای روشن‌گری بیشتر نوشته «نقدی بر یک نقد» را نوشته‌ام. پیشنهاد می‌کنم هر دو را به‌دقت بخوانید.

پ.ن ۱: آقای مهرانی نیز در ادامه  این بحث «حکایت نرم افزارها و سازمانها» را نوشته‌اند که خواندن آن به روشن‌تر شدن دیدگاه‌ها کمک خوبی خواهد کرد.

اگر می خواهید بار دیگر که  مطلبی نوشته شد، آگاه گردید. عضو خوراک (feed) این بلاگ شوید(فید چیست و نحوه استفاده از فید.) همچنین می توانید مرا در تویتر دنبال کنید. «فهرست همه نوشته‌ها»ی من را اینجا ببینید

۱۲ Responses to “افسانه‌ی دفتر بی‌کاغذ”

  1. عليرضا صابري

    دو سالی بود که کسب وکار خودم را شروع کرده بودم کتاب فوق من را دیوانه کرد
    با وجود اینکه با شما موافقم تعجب میکنم چرا اینطوری نتیجه گرفتید.مخصوصا که به دانش مدیریتی شما واقفم
    مدیریت مدیریت مدیریت مشکل اساسی موسسات دولتی و بعضا خصوصی در ایران است
    یک سیستم نرم افزاری برای تسریع در عملکرد یک فرآیند استفاده میشود
    وقتی فرآیند مشکل دارد نرم افزار چه گناهی دارد. در همان اداره فوق فکر میکنید اگر شماره نامه بدست پیش کارشناسان نمیرفتید آیا کارتان انجام میشد.تصور میکنید مثلا کارتابل آن کارشناس نامه جدید را نشان نمیداد یا نشان میداد و کسی حوصله بررسی آن را ندارد.
    ادارات ایران اصلا برگشت هزینه برایشان اهمیت ندارد که بخواهند اینقدر جدی در مورد آن فکر کنند.هنوز که هنوزه بعضی مشتریان جدید نیاز خود را اینگونه برای من بیان میکنند: یک بخشنامه الزام آمده با اعتبار مصوب میخواهیم فلان چیز را پیاده کنیم.از این نیاز سنجی تنها میتوان به اعتبار مصوب و قیمت پیشنهادی پروژه پی برد و انجام صحیح کار میماند شیر پاکی که خورده ام.
    متاسفانه وضعیت مدیران فعلی دولتی به مراتب وحشتناک تر از ده دوازده سال پیش است هنوز با مدیرانی طرف میشوم که برای دیدم وب سایتشان میپرسند باید به اینترنت وصل شویم؟!
    در بسیاری از ادارت که از نرم افزار اتوماسیون همکاران سیستم استفاده میکنند هنوز هم برای جستجوی یک نامه باید در دبیرخانه به انتظار نشست

    حتی اگر اشکال از پیمانکاران بخش آی تی باشد هنوز هم بی تدبیری مدیران در انتخاب پیمانکار را نمیتوانم هضم کنم.
    نمیدانم شاید عدم تحصیلات آکادمیک در زمینه آی تی یا مدیریت باعث این طرز فکر من است چون من مهندس کشاورزی هستم

  2. سه تا موضوع:

    ۱. به نظر من مشکل اصلی به نبود انگیزه، مشوق و رقابت برمی‌گردد. اصلاً اداره‌های دولتی چرا باید فرایندهایشان را اصلاح کنند؟ اگر فرایندهای اداره‌ی دولتی روان انجام شود چه سودی به کارکنان آن می‌رسد؟ هیچی. در سازمان‌های خصوصی هم آن‌هایی که در یک بازار رقابتی و بدون دخالت دولت قرار دارند خوب کار می‌کنند چون اگر نکنند از میدان رقابت به در می‌شوند ولی آن‌هایی که انحصار دارند یا دولت در بازارشان دخالت می‌کند انگیزه‌ای برای خوب کار کردن ندارند. وقتی اصلاحات جدید با بخشنامه و دستور از بالا باشد و خود سازمان علاقه‌ای به اصلاح نداشته باشد خیلی هم طبیعی است که این اتفاقاتی که گفته‌اید بیفتد (حضور بازارخراب‌کن‌ها، بد انجام شدن پروژه‌ها و غیره). در کشورهای توسعه یافته این طور نیست که کسی مانع حضور بازارخراب‌کن‌ها شود، بلکه خود بازار آنقدر رقابتی است که کسی برای حل مشکلش به آدم‌ها و شرکت‌های ضعیف رو نمی‌آورد.

    ۲. این ارسالتان عالی بود، به خصوص از این نظر که فرصتی رو در بازار فناوری اطلاعات معرفی کردید (م‌م‌س: مدیریت محتوای سازمانی). یکی از کارهای رسانه‌های فناوری اطلاعات باید همین معرفی فرصت‌های نو باشد تا به صنعت و فعالان آن ایده و انگیزه بدهد. مجلات خارجی پر از این جور ایده‌ها هستند، ولی متأسفانه در ایران ما در این زمینه ضعف داریم، و به نظر من جو بی‌انگیزگی و روزمرگی که بین فاکارها (به جای «آی‌تی‌کار»!) در ایران وجود دارد تا حد زیادی به همین موضوع برمی‌گردد. معمولاً متن‌های مشابه مطلب شما در رسانه‌های ما فقط غرغر می‌کنند و هیچ راه حلی هم ارائه نمی‌دهند! امیدوارم این رویه عوض شود. (اگر رسانه‌های خارجی را دیده باشید همیشه سعی می‌کنند وقتی از یک مشکل صحبت می‌کنند راه حلش را هم پیشنهاد کنند و به هیچ وجه سعی نمی‌کنند مخاطب خودشان را ناامید کنند، برخلاف رسانه‌های فای ما)

    ۳. «ادارات همان هزینه‌های اندکی هم که در آی‌تی سرمایه‌ گذاری می‌کنند برایشان برگشت نداشته. یعنی فلان مقدار می‌دهند تا فلان پروژه را یک شرکت برایشان انجام دهد، پس از مدتی می‌بینند که این پروژه هیچ تاثیری در بالا بردن کارایی یا کم کردن هزینه‌ها نداشته است در واقع جز دور ریختن پول اندک اثری هم نداشته است»

    این قسمت رو که خوندم یاد تناقض‌نمای بهره‌وری سالو افتادم. این معما که بیشتر بین اقتصاددان‌ها مطرح شده، اینه که آمار نشان می‌دهند که بهره‌وری در آمریکا بعد از گسترش استفاده از رایانه‌ها تغییر خاصی نکرده است و ظاهراً سرمایه‌گذاری عظیمی که در فناوری اطلاعات شده در کلان به نفع اقتصاد نبوده است. محققان مختلف توضیحات مختلفی برای این پدیده بیان کرده‌ن، و یکیش همینی بوده که اینجا می‌گید: مهندسی نرم‌افزار و مدیریت ضعیف. ظاهراً این مشکل خاص ایران نیست.

  3. به نظر من هم در خیلی از ادارات دولتی که با آنها سر و کار داشته‌ام آنقدر به بازگشت سرمایه فکر اهمیت نمی‌دهند. همه چیز این ادارات بر اساس آیین‌نامه‌ها و دستورالعمل‌هایی که «از بالا» می‌آید تعیین می‌شود. مثلا ممکن است به فلان نرم‌افزار یا سیستم احتیاج نداشته باشند ولی چون برای این کار بودجه اختصاص داده شده پس می‌روند و این کار را می‌کنند.

  4. […] نوشته‌ای خواندم از آقای غانم‌زاده که ذهنم را به خود مشغول کرد. من البته یک‌بار پیش نیز در باره این نوشته ایشان، مطالبی نوشته بودم که اگر نبود تعداد زیاد خوانندگان ایشان و البته سوابق تدریس ایشان در مورد کارآفرینی، ترجیح می‌دادم مانند بسیاری دیگر از مطالب به ظاهر درست و در باطن اشتباهی که در اینترنت می‌خوانم از کنار آن گذر کنم. اما با توجه به اینکه دیدگاه ایشان، از رواج نسبی در جامعه برخوردار می‌باشد، سعی می‌کنم تا با این نوشته علاوه بر نقد جدی بر نوشته ایشان، تا حدی به روشن شدن موضوع کمک کنم. […]

  5. مطلب بحث بر انگیزیه، نقد آقای آواژ بیشتر!!! بیاد فیلمی از چارلی چاپلین (اگر اشتباه نکنم) افتادم که پشت میز نهاری مدرن نشسته بود و دستگاه‌ها به او غذا می خوراندند! اسمش نشستن و جویدن بود و رسماْ عذاب! اما به قول معروف اونم می‌شه customize کرد!!! 😉

  6. این سازمان تامین اجتماعی لعنتی هم اینطوری ما رو اذیت میکنه
    قبلا دوبرگ لیست کارکنان رو میدادیم تمام میشد میرفت.
    ولی حالا علاوه بر سه فرم پر شده ، یک دیسکت ۱.۴۴ هم باید تحویل این سازمان بدیم که تازه دیسکت رو بعد از استخراج اطلاعات بهمون برنمیگردونن (حتما میفروشن یا میسوزونن،چون دیگه به دردشون نمیخوره). توی سایتشون هم کلی تبلیغ خدمات نوین الکترونیکی میکنن ارواح شکمشون
    http://www2.tamin.org.ir/web/sso/home
    خدماتی که هنوز راه اندازی نشدند

Leave a Reply

XHTML: You can use these tags: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>