در نوشته پیشین درباره‌ی نقش هیات مدیره نوشتم، در این نوشته درباره ساختار و چگونگی آن می‌نویسم.
گوشزد: پیش از ادامه سخن نکته‌ای را یادآور می‌شوم و آن اینکه در دیگر جاها درباره گزینش مدیرعامل دو گونه رفتار می‌شود، در گونه نخست موسس یا یکی از موسسان مدیرعامل می‌شود، در گونه دوم هیات مدیره مدیرعاملی از بیرون شرکت می‌آورد. گونه دوم در اینجا جا افتاده نیست، چون هم چنین افرادی را کم داریم (درست‌تر: نداریم) که بیایند و مدیرعامل شرکت بشوند و نیز خود ما نمی‌توانیم بپذیریم کسی از بیرون شرکت بیاید و مدیریت شرکت «ما» را بر عهده بگیرد. شاید خود من هم هنوز آمادگی چنین کاری را نداشته باشم.

شمار:
شمار اعضای هیات‌مدیره می‌تواند ۳، ۵ یا ۷ نفر باشد. هیات مدیره بیش از ۷ نفر معمولا کارایی خود را از دست می‌دهد. از دید خود من ۵ مناسب‌تر است، حتا در تیم‌های برنامه‌نویسی هم معمولا ۵ عدد بهینه است.

هیات مدیره باید آمیزه‌ای از این افراد باشد:
سرمایه‌گذار: می‌دانم که ما اینجا سرمایه‌گذار نداریم (اینجا را ببینید) به هر حال امیدوارم که وضعیت بهتر شود و سرمایه‌گذاران بیشتر. ولی اگر آنقدر خوش‌شانس هستید که همین حالا هم سرمایه‌گذار دارید حتما باید در هیات مدیره باشد. اگر بیش از یک سرمایه‌گذار دارید یکی از آن‌ها به نمایندگی در هیات مدیره باشد.
مشتری: لازم نیست که به راستی مشتری شما باشد ولی شما به کسی نیاز دارید که مسایل را از چشم و زاویه دید مشتری ببیند و از دیدمشتری به روند و راهبردهای شرکت نگاه کند.
مدیرعامل کهنه‌کار: کسی است که پیشتر مدیرعامل موفق یک شرکت مشابه بوده باشد. او از دید مدیرعامل جدید مهم‌ترین عضو هیات‌مدیره است و کسی است که باید رییس هیات مدیره باشد. اوست که به هیات مدیره می‌گوید که مدیرعامل چه مهارت‌هایی را باید فرابگیرد.

چند نکته:

• عضو پروازی به دردتان نمی‌خورد، کسانی را برگزینید که به راستی بتوانند به جلسه بیایند و وقت بگذارند.
• جلسه‌های هیات مدیره را صبح اول وقت، هنگامی‌که همه سرحال هستند، بگذارید. بدون لپ‌تاپ و تلفن همراه به جز یکی برای نشان دادن اسلاید،  آن هم اگر نیاز  است.
• همیشه دست‌کم یک روز زودتر از جلسه.، هدف‌ها، مفاد و موارد جلسه را برای اعضا بفرستید و از آن‌ها بخواهید که پیش از جلسه آن‌ها را بخوانند.
• تلاش کنید از کارکنان و مدیران اجرایی (داخلی) دیگر شرکت کسی عضو هیات مدیره نباشد. البته این دلیل نمی‌شود که به هنگام نیاز در جلسه شرکت نکنند.
• بسیار خوب است اگر یکی دو نفر هم از دست‌اندکاران صنعت  خود (کسانی که در این صنعت فعالیت می‌کنند) در هیات مدیره باشند.

یک جلسه نمونه:
جلسه‌های هیات مدیره هدف‌های کاملا مشخصی دارند. یکی از مهمترین عناصر یک چنین نشستی این است که بخش‌هایی بسته در آغاز و پایان دارد که در آن اعضا با هم رک‌وراست ،و بی‌پروا سخن می‌گویند.

• پیش‌درآمد(جلسه بسته، هیچ مدیر اجرایی جز مدیرعامل نباشد): مدیر عامل ارزیابی راست  و  دقیق از وضعیت شرکت و اینکه اکنون کجاست ارایه می‌دهد. آنگاه از اعضا می‌پرسد که آیا می‌خواهند در مورد چیزی بیشتر بدانند و مطمئن شوند. ۱۵ دقیقه.
• بازبینی راهبرد: مدیر عامل یا یک مدیر اجرایی درباره یکی از راهبردهای اصلی شرکت مطلب ارایه می‌کند. ۶۰ دقیقه.
• بازبینی عملکرد (کارکرد): مدیران اجرایی در  ارایه‌هایی کوتاه درباره هدف‌هایشان از جلسه پیشین تاکنون سخن می‌گویند، پیشرفت در رسیدن به آن هدف‌ها و هدف‌هایشان تا جلسه‌ی آینده. چهار جلسه ۱۵ دقیقه‌ای.
• کسب و کار: اینجا جایی است که کارهای رسمی پایان یافته و معمولا به سهام، حساب‌ها، اسناد حقوقی و برنامه سود رسیدگی می‌شود. ۳۰دقیقه‌.
• پایان جلسه (جلسه بسته، تنها اعضای خارجی حاضرند یعنی مدیر عامل هم نیست): رییس هیات مدیره جلسه را بدون مدیر عامل پیش می‌برد تا ببیند که اعضا جلسه را چگونه دیده‌اند و چه دغدغه‌هایی دارند که باید تا پیش از جلسه آینده به آن‌ها رسیدگی شود. خیلی مهم است که مدیر عامل در این جلسه حضور نداشته باشد، تا دیگر اعضا بتوانند به‌راحتی درباره دغدغه‌هایشان صحبت کنند. همینطور همین‌اندازه مهم است که پس از آن رییس با مدیرعامل این دغدغه‌ها را در میان بگذارد و با او درباره رسیدگی به آن‌ها بحث کند. ۱۵ دقیقه.
• جمع ۳ ساعت.

باز هم می‌گویم شاید هنوز پذیرفتن چنین جلسه‌هایی برای ما کمی سخت باشد ولی باید کم‌کم به سوی هیات‌مدیره‌هایی هدفمند و با کارایی بالا برویم. هیات مدیره‌‌ها باید نقش راستین خود را در شرکت‌ها پیدا کنند.

اگر می خواهید بار دیگر که  مطلبی نوشته شد، آگاه گردید. عضو خوراک (feed) این بلاگ شوید(فید چیست و نحوه استفاده از فید.) همچنین می توانید مرا در تویتر دنبال کنید. «فهرست همه نوشته‌ها»ی من را اینجا ببینید.